Wil je een eigen bedrijf starten in Nederland? Je inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK) is verplicht. Hier is een beknopte checklist om je op weg te helpen:
- Controleer je bedrijfsidee: Zorg dat je een duidelijk plan hebt, inclusief doelgroep, concurrentieanalyse en wettelijke eisen.
- Kies een rechtsvorm: Denk aan een eenmanszaak, BV of VOF. Dit bepaalt je aansprakelijkheid en belastingverplichtingen.
- Bedenk een bedrijfsnaam: Controleer of de naam voldoet aan de Handelsnaamwet en beschikbaar is.
- Omschrijf je bedrijfsactiviteiten: Geef een duidelijke beschrijving van wat je gaat doen en kies de juiste SBI-code.
- Maak een ondernemingsplan: Dit helpt je bij financiering en structuur.
- Regel je documenten: Neem een geldig identiteitsbewijs en bewijs van je bedrijfsadres mee.
- Plan je KvK-afspraak: Vul het online formulier in, maak een afspraak en betaal €82,25 registratiekosten.
Na registratie ontvang je je KvK-nummer en btw-identificatienummer. Vergeet niet je administratie op orde te brengen, vergunningen aan te vragen (indien nodig) en een bedrijfsverzekering af te sluiten.
Met deze stappen zet je een sterke basis voor je bedrijf. Klaar om te starten? Volg de checklist en werk stap voor stap aan jouw ondernemersdroom!
#9 Schrijf je bedrijf in bij KVK | 10 stappen naar een eigen bedrijf
Stappen om te voltooien voor registratie
Voordat je jouw bedrijf officieel registreert bij de KvK, is het slim om een aantal belangrijke voorbereidingen te treffen. Dit helpt om vertragingen te voorkomen en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt.
Controleer je bedrijfsidee en gereedheid
Voordat je begint, is het essentieel om je bedrijfsidee grondig te evalueren. Vraag jezelf af: Wie heeft behoefte aan mijn product of dienst? Hoe ga ik inkomsten genereren? En hoe zit het met concurrentie en wettelijke eisen? Onderzoek ook of er vergelijkbare producten op de markt zijn en of er al patenten bestaan. Daarnaast is het belangrijk om te kijken welke certificaten en regelgeving van toepassing zijn, zoals een CE-markering of ISO-certificaat. Vergeet niet om ook milieuregels in overweging te nemen. Een eenvoudig prototype en een duidelijk beeld van je financieringsbehoefte kunnen je verder helpen bij deze stap.
"Your ideas and enthusiasm are key ingredients that will help foster growth. But also write a business plan and think carefully about your revenue model."
– Cathy Oh, KVK’s Startup Officer
Als je idee stevig staat en je goed voorbereid bent, kun je verder met het kiezen van een rechtsvorm.
Kies je rechtsvorm
De keuze voor een rechtsvorm is een belangrijke beslissing, omdat deze invloed heeft op je aansprakelijkheid en belastingverplichtingen. Rechtsvormen zonder rechtspersoonlijkheid, zoals een eenmanszaak, maken je persoonlijk aansprakelijk voor eventuele schulden. Rechtsvormen met rechtspersoonlijkheid, zoals een BV, beperken deze aansprakelijkheid, al zijn er uitzonderingen. Denk goed na over wat bij jouw situatie past. Overweeg bijvoorbeeld een BV als je een hogere winst verwacht, hoewel dit meer kosten met zich meebrengt voor zaken als boekhouding. Gebruik de KvK-beslishulp om een rechtsvorm te kiezen die aansluit bij jouw behoeften.
Met een rechtsvorm gekozen, kun je doorgaan met het bedenken van een unieke bedrijfsnaam.
Kies en verifieer je bedrijfsnaam
Een goede bedrijfsnaam moet voldoen aan de Handelsnaamwet en mag geen verwarring veroorzaken met bestaande bedrijven. De naam mag ook niet misleidend zijn over wat je bedrijf doet of hoe groot het is. Daarnaast moet je ervoor zorgen dat je geen merknamen van anderen gebruikt.
"The business name, or trade name, is the name of your company. Coming up with a business name is often a creative process. You want a unique name that fits you and your company, but you also have to comply with the rules for business names."
–
Gebruik de KvK Naamcheck-tool om te controleren of de naam beschikbaar is en voldoet aan de regels. Kijk ook of de domeinnaam nog vrij is via SIDN. Als je je eigen naam gebruikt, denk dan aan de privacyaspecten. En als je internationale plannen hebt, onderzoek dan hoe de naam in andere talen overkomt.
Identificeer je bedrijfsactiviteiten en sector
Bepaal duidelijk wat je bedrijf gaat doen en in welke sector het actief zal zijn. Maak een gedetailleerde beschrijving van je hoofdactiviteiten en eventuele nevenactiviteiten. De KvK gebruikt het SBI-coderingssysteem (Standaard Bedrijfsindeling) om bedrijfsactiviteiten te categoriseren. Kies daarom de codes die het beste passen bij wat jouw bedrijf doet.
Maak je ondernemingsplan
Een ondernemingsplan is een belangrijk hulpmiddel om je doelen en financiële planning helder te krijgen. Het plan moet onder andere een marktanalyse, financiële planning, organisatiestructuur en omzetdoelen bevatten. Dit helpt je niet alleen om je ideeën concreet te maken, maar kan ook van pas komen bij het aantrekken van investeerders of het aanvragen van financiering. Voor tips en hulpmiddelen kun je terecht op OndernemingsplanHandleiding.nl.
"At TicTag, we waited until our first real potential customer showed up. While you can put your product through lots of test and research even before you land your customer. In retrospect, setting up our own test panel would have been smarter for TicTag and, more importantly, it would have helped us save a lot of time."
– Onno van der Poel, startup TicTag
Documenten en informatie die je nodig hebt
Voordat je naar je afspraak bij de KvK gaat, is het slim om alle benodigde documenten en informatie klaar te hebben liggen. Dit voorkomt gedoe en zorgt ervoor dat je registratie soepel verloopt. Hieronder lees je precies wat je mee moet nemen.
Persoonlijke identiteitsdocumenten
Je hebt een geldig identiteitsbewijs nodig voor je KvK-registratie. Dit is verplicht omdat de KvK ervoor moet zorgen dat alle gegevens van geregistreerde personen kloppen. Daarom wordt je identiteit gecontroleerd bij elke vestiging in Nederland.
De volgende identiteitsdocumenten worden geaccepteerd:
- Een Nederlands of buitenlands paspoort
- Een Nederlands of bromfietsrijbewijs (categorie AM)
- Een Europees identiteitsdocument uit een EER-land
- Een Nederlands vreemdelingendocument (zoals een verblijfsvergunning, Vreemdelingen Identiteitsdocument of diplomatieke identificatiekaart)
- Een Nederlands vreemdelingenpaspoort
- Een Nederlands vluchtelingenpaspoort
Belangrijk: een noodpaspoort wordt niet geaccepteerd. Controleer ook of je identiteitsbewijs nog geldig is. Heb je een buitenlandse identiteitskaart zonder handtekening? Neem dan een tweede identiteitsbewijs mee dat wél een handtekening bevat.
Woon je op de Waddeneilanden? De KvK vraagt je bij voorkeur om je identiteit persoonlijk te laten controleren. Als dat lastig is, kun je een door de gemeente gewaarmerkte kopie van je identiteitsbewijs opsturen.
Bewijs van bedrijfsadres
Je moet kunnen aantonen dat je een Nederlands adres hebt. Als je bedrijfsadres anders is dan je privéadres, moet je laten zien dat je recht hebt om dat adres te gebruiken. Dit kun je doen met:
- Een huur- of koopcontract van het pand
- Een ondertekende toestemmingsverklaring van de eigenaar of verhuurder waarin staat dat je het adres mag gebruiken
Het adres dat je opgeeft, wordt openbaar gemaakt in het Handelsregister. Wil je je huisadres niet openbaar laten zien? Dan kun je ervoor kiezen om een virtueel kantoor te gebruiken. Dit beschermt je privacy en geeft je bedrijf een professionele uitstraling.
Beschrijving van bedrijfsactiviteiten
Je moet een duidelijke omschrijving van je hoofd- en nevenactiviteiten kunnen geven. Dit helpt de KvK om de juiste SBI-codes (Standaard Bedrijfsindeling) aan je bedrijf toe te wijzen. Beschrijf bijvoorbeeld wie je doelgroep is en wat voor producten of diensten je aanbiedt. Dit maakt het registratieproces sneller en voorkomt onnodige vertraging.
Gegevens rechtsvorm en bedrijfsnaam
Zorg ervoor dat je weet welke rechtsvorm en bedrijfsnaam je hebt gekozen, want deze informatie moet je invullen op het aanvraagformulier. De rechtsvorm bepaalt onder andere je aansprakelijkheid voor schulden en eventuele fiscale voordelen.
- Voor bedrijven zonder rechtspersoon (zoals een eenmanszaak of VOF) regel je de registratie zelf.
- Heeft je bedrijf wel een rechtspersoon (zoals een BV of NV), dan moet een notaris de registratie verzorgen.
Met deze gegevens bij de hand verloopt je registratie sneller en soepeler.
Hoe je je registratie voltooit
Nu je alles hebt voorbereid, kun je in vier stappen je registratie afronden en je KvK-nummer verkrijgen. Volg deze handleiding om het proces soepel te doorlopen.
Vul het online formulier in
De eerste stap begint online. Kies je rechtsvorm, log in met je DigiD en vul het formulier in. Dit duurt ongeveer 15 minuten. Je wordt gevraagd om informatie over jezelf en je bedrijf, zoals:
- Bedrijfsadres (zowel bezoek- als postadres)
- Contactgegevens (zoals e-mailadres en website; je telefoonnummer blijft privé)
- Handelsnaam van je bedrijf
- Een korte omschrijving van je bedrijfsactiviteiten (in het Nederlands)
- Import- en exportactiviteiten (indien van toepassing)
- Aantal betrokken personen
- Startdatum van je bedrijf
- Informatie over franchises (als je een franchise begint)
- Gegevens van gemachtigde personen (indien van toepassing)
Heb je hulp nodig? Raadpleeg dan de Engelse PDF-versie als referentie. Je kunt het formulier tussentijds opslaan en later verdergaan.
Maak een afspraak bij een KvK-kantoor
Na het invullen van het formulier plan je een afspraak bij een KvK-kantoor om je registratie af te ronden. Dit regel je eenvoudig online. Je kunt terecht bij elk KvK-kantoor in Nederland [18, 19]. Het is slim om je afspraak ruim van tevoren te plannen, bijvoorbeeld een week voor of na de startdatum van je bedrijf. Controleer de bevestigingsmail goed; hierin staat welke documenten je mee moet nemen.
Lever je documenten in en betaal de registratiekosten
Tijdens je afspraak controleert een KvK-medewerker je identiteit en de meegebrachte documenten. Neem een geldig identiteitsbewijs mee en zorg dat je eventuele extra documenten niet vergeet.
De registratiekosten zijn vanaf 1 januari 2025 vastgesteld op €82,25. Dit bedrag is eenmalig en fiscaal aftrekbaar voor ondernemers. Na je bezoek ontvang je een factuur. Als je registratiedatum in de toekomst ligt, krijg je deze per post. Betalen kan op verschillende manieren: via iDeal, creditcard of een handmatige bankoverschrijving. Gebruik de ‘Nu betalen’-knop of scan de QR-code op de factuur voor een snelle betaling.
Ontvang je KvK-nummer
Zodra je documenten zijn goedgekeurd, wordt je registratie verwerkt. Meestal krijg je je KvK-nummer direct tijdens de afspraak. Je btw-identificatienummer volgt later automatisch per post van de Belastingdienst. Wil je een gewaarmerkt uittreksel uit het Handelsregister? Dit kun je tijdens je afspraak aanvragen. Dit document is handig voor zaken zoals het openen van een zakelijke bankrekening. Als je je nummer niet direct ontvangt, krijg je het binnen enkele werkdagen thuisgestuurd.
Wat te doen na je registratie
Gefeliciteerd met je KvK-registratie! Maar voordat je echt aan de slag kunt met je bedrijf, zijn er nog een paar belangrijke stappen die je moet nemen. Deze acties zorgen ervoor dat je voldoet aan de wettelijke eisen en je onderneming goed van start gaat. Hier zijn de belangrijkste zaken die je niet mag overslaan.
Registreer je bij de Belastingdienst
Goed nieuws: na je registratie bij de KvK worden je gegevens automatisch doorgestuurd naar de Belastingdienst. Op basis daarvan bepaalt de Belastingdienst of je wordt gezien als ondernemer voor de btw of inkomstenbelasting. Binnen twee weken ontvang je per post je btw-nummer. Heb je na die tijd nog niets gehoord? Bel dan even naar 0800 05 43.
Heb je een bv of nv opgericht? Dan regelt de notaris zowel je KvK-registratie als de inschrijving bij de Belastingdienst, en ontvang je ook een RSIN-nummer. Voor buitenlandse bedrijven gelden vaak aparte regels en moet je je mogelijk apart aanmelden bij de Belastingdienst.
Richt je bedrijfsadministratie in
Het bijhouden van een goede administratie is niet alleen handig, maar ook verplicht. Volgens de Nederlandse wet moet je je bedrijfsgegevens zorgvuldig bewaren. Denk hierbij aan zaken zoals je voorraad-, boekhoud-, loon-, inkoop-, verkoop-, debiteuren- en crediteurenadministratie. Deze gegevens moet je minimaal zeven jaar bewaren, en voor onroerend goed zelfs tien jaar. Zelfs als je stopt met je bedrijf, blijft deze bewaarplicht gelden.
Wil je het jezelf makkelijker maken? Overweeg dan om een boekhouder of accountant in te schakelen. Zorg er ook voor dat digitale bestanden goed toegankelijk blijven gedurende de hele bewaartermijn. Je kunt zelf kiezen of je je administratie digitaal of op papier bijhoudt, zolang je voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.
Regel de benodigde vergunningen
Afhankelijk van je branche en activiteiten heb je mogelijk vergunningen nodig. In de horeca kun je bijvoorbeeld te maken krijgen met vergunningen voor alcohol, terrasgebruik of speelautomaten. Als je een taxibedrijf start, heb je een taxiondernemersvergunning en een taxichauffeurspas nodig. Voor zorgverleners is een AGB-code vaak vereist, terwijl beveiligingsbedrijven specifieke goedkeuringen voor hun werknemers moeten regelen.
Daarnaast zijn er gemeentelijke regels die je moet volgen. Check de ‘Algemene Plaatselijke Verordening’ van jouw gemeente via Lokaleregelgeving.overheid.nl door je postcode in te voeren. Voor activiteiten die invloed hebben op het milieu kun je gebruik maken van de vergunningencheck voor een omgevingsvergunning.
Sluit een bedrijfsverzekering af
Een bedrijfsverzekering kan je beschermen tegen onverwachte financiële risico’s. Denk aan een aansprakelijkheidsverzekering voor schade aan derden, een bedrijfsinventarisverzekering voor je apparatuur of een rechtsbijstandverzekering voor juridische geschillen. Welke verzekeringen je precies nodig hebt, hangt af van je sector en de risico’s die je loopt.
Begrijp je doorlopende verplichtingen
Het runnen van een bedrijf stopt niet bij de opstartfase. Zorg ervoor dat je altijd voldoet aan de wet- en regelgeving. Dit betekent dat je je administratie op orde houdt, je vergunningen up-to-date zijn en dat je je personeel traint in relevante regels. Stel duidelijke compliance-beleidsregels op en zorg voor een open cultuur waarin knelpunten besproken kunnen worden.
Veelvoorkomende problemen zijn bijvoorbeeld het niet voldoen aan financiële rapportage-eisen, overtredingen van milieuwetten of schendingen van de AVG-regels. Regelmatige audits en advies van juridische experts kunnen je helpen om aan alle verplichtingen te blijven voldoen.
Conclusie
Je inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK) is een verplichte stap voor elke startende ondernemer in Nederland. Deze checklist helpt je om het proces soepel en zonder verrassingen te doorlopen.
Een goede voorbereiding is essentieel. De kosten voor de registratie bedragen €82,25. Het proces omvat het invullen van een online formulier, het maken van een afspraak en het indienen van de benodigde documenten. Zodra je registratie is goedgekeurd, ontvang je je KvK-nummer – het officiële startschot voor je onderneming.
Na de registratie zijn er nog een aantal belangrijke stappen te nemen. De KvK deelt je gegevens automatisch met de Belastingdienst, maar het is aan jou om je administratie op orde te brengen, eventuele vergunningen aan te vragen en na te denken over een bedrijfsverzekering. Deze acties zorgen ervoor dat je voldoet aan de wet- en regelgeving en professioneel kunt starten.
Gebruik de checklist en vink elke stap af. Zo houd je overzicht en werk je met vertrouwen aan je ondernemersdroom. De KvK biedt daarnaast extra hulp via het Startersprogramma en online evenementen om je op weg te helpen. Deze hulpmiddelen zijn een handige steun in de rug terwijl je de eerste stappen zet in je ondernemerschap.
Door elke stap zorgvuldig te volgen, zorg je voor een solide basis voor je bedrijf. Je KvK-registratie is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook het begin van een spannend nieuw hoofdstuk als ondernemer in Nederland.
FAQs
Welke documenten heb ik nodig voor mijn KvK-registratie en hoe zorg ik dat ik goed voorbereid ben?
Wat heb je nodig voor je registratie bij de Kamer van Koophandel (KvK)?
Als je jouw bedrijf wilt inschrijven bij de Kamer van Koophandel in Nederland, zijn er een paar zaken die je goed moet voorbereiden. Hier is wat je mee moet nemen:
- Een geldig legitimatiebewijs: Zorg dat je paspoort, identiteitskaart of rijbewijs nog geldig is. Zonder dit document kun je je niet registreren.
- Het ingevulde inschrijfformulier: Vul het formulier vooraf in en print het uit. Dit bespaart tijd tijdens je afspraak.
- Een bedrijfsnaam en rechtsvorm: Kies een unieke naam voor je onderneming en bepaal welke rechtsvorm het beste bij je past, zoals een eenmanszaak of een bv.
- Eventuele aanvullende documenten: Afhankelijk van je rechtsvorm kun je extra papieren nodig hebben. Bijvoorbeeld een notariële akte als je een bv opricht.
Tip: Maak een checklist van alles wat je nodig hebt en controleer deze voordat je naar je afspraak gaat. Dit voorkomt last-minute gedoe en zorgt ervoor dat je inschrijving soepel verloopt. Voor de meest actuele informatie kun je altijd de website van de KvK raadplegen.
Hoe bepaal ik welke rechtsvorm het beste bij mijn onderneming past?
Het kiezen van de juiste rechtsvorm voor je bedrijf is een cruciale beslissing die invloed heeft op hoe je onderneming functioneert en groeit. Hier zijn een paar belangrijke punten om in gedachten te houden:
- Aansprakelijkheid: Bij een eenmanszaak ben je persoonlijk verantwoordelijk voor alle schulden. Dit betekent dat schuldeisers ook aanspraak kunnen maken op je privévermogen. Kies je voor een besloten vennootschap (BV), dan blijft de aansprakelijkheid beperkt tot het vermogen van het bedrijf zelf. Dit kan een geruststellende keuze zijn als je risico’s wilt beperken.
- Fiscale regels: Elke rechtsvorm heeft specifieke belastingregels. Zo kunnen eenmanszaken profiteren van startersaftrek en zelfstandigenaftrek, terwijl een BV vaak andere belastingvoordelen biedt, afhankelijk van je winst en omzet. Het is slim om vooraf te berekenen welke optie fiscaal het meest voordelig is.
- Samenwerkingsvorm: Als je alleen werkt, is een eenmanszaak vaak de meest eenvoudige optie. Werk je met anderen samen, dan kan een vennootschap onder firma (vof) of een BV beter passen. Denk hierbij ook aan afspraken over winstverdeling en verantwoordelijkheden.
- Oprichtingskosten en formaliteiten: Sommige rechtsvormen, zoals een BV, brengen hogere kosten en meer formaliteiten met zich mee. Denk aan notariskosten en het verplichte startkapitaal. Een eenmanszaak of vof is eenvoudiger en goedkoper op te richten.
Neem de tijd om deze factoren zorgvuldig te bekijken. Twijfel je? Schakel een adviseur in die je kan helpen bij het maken van de beste keuze voor jouw situatie. Een goed doordachte beslissing legt een stevige basis voor je onderneming.
Welke stappen moet ik ondernemen na mijn inschrijving bij de KvK om te voldoen aan alle wettelijke verplichtingen?
Na je inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK) komt er meer kijken bij het opstarten van je bedrijf. Hier zijn een paar stappen die je helpen alles goed te regelen:
- Administratie opzetten: Zodra je bent ingeschreven, ontvang je automatisch een btw-nummer van de Belastingdienst. Zorg dat je administratie op orde is door een betrouwbaar facturatiesysteem te gebruiken en aan alle wettelijke eisen te voldoen. Dit maakt het bijhouden van je financiën een stuk eenvoudiger.
- Zakelijke rekening openen: Scheid je privé- en zakelijke geldstromen door een aparte zakelijke bankrekening te openen. Dit zorgt niet alleen voor overzicht, maar komt ook professioneel over.
- Verzekeringen en juridische documenten regelen: Denk aan verzekeringen die passen bij jouw branche, zoals een aansprakelijkheidsverzekering. Stel daarnaast algemene voorwaarden en contracten op om jezelf en je bedrijf te beschermen tegen risico’s.
Verder is het slim om je goed te verdiepen in je fiscale verplichtingen. Denk aan het op tijd indienen van je btw-aangifte en het opstellen van correcte facturen. Met een goede voorbereiding leg je een stevige basis voor een soepel lopend en professioneel bedrijf.